Conceptos de activos

Un activo es una cosa concreta que tu equipo posee y de la que es responsable: una notebook, un servidor, un switch, un monitor, una licencia. En lazyit el activo es el registro principal: las personas cambian, pero el activo permanece y su historial completo viaja con él. Los activos se gestionan desde la sección Activos.

Registrar un activo

Abre Activos y elige Nuevo activo. El formulario captura:

• Nombre — obligatorio, tu propia etiqueta para la unidad (por ejemplo Notebook de Ada o SW-CORE-01). lazyit no impone una convención de nombres; elige la que le convenga a tu equipo.
• Estado — obligatorio (más abajo).
• Modelo — opcional. Vincula el activo a un modelo de activo (su marca/modelo). Elegir un modelo puede precargar campos personalizados a partir de los valores por defecto del modelo.
• Ubicación — opcional. Dónde reside físicamente la unidad. Ver Ubicaciones.
• Serie y Etiqueta de activo — ambas opcionales (ver Serie y etiqueta de activo abajo).
• Empresa — etiqueta de agrupación opcional (ver Empresa abajo).
• Fecha de compra y Fin de garantía — fechas opcionales.
• Compra y amortización — campos de costo opcionales (ver Costo y amortización abajo).
• Notas y Campos personalizados — detalle libre opcional.

En Ventaja inicial puedes, de forma opcional, asignar al primer responsable de una vez: elige un usuario y, al crear el activo, queda registrado como su responsable actual en el mismo paso. Dejarlo vacío mantiene el flujo clásico — de lo contrario, la asignación es un paso aparte que haces una vez que el activo existe (ver Asignaciones e historial). Si la parte de la asignación falla por algún motivo, el activo igual se crea; solo se te pedirá asignar al responsable desde el activo.

¿Registras un lote de unidades parecidas? Usa Crear y agregar otro en lugar de Crear activo: guarda la actual y mantiene el formulario abierto con el modelo, la ubicación, la empresa y el estado conservados, borrando solo el nombre, la serie y la etiqueta para que escribas la siguiente unidad enseguida.

Registrar muchos a la vez

Si tienes una planilla entera de equipo por incorporar, no los cargues uno por uno — usa la Importación masiva. El botón Importar está junto a Exportar en la parte superior de la lista de Activos (y la pantalla vacía de Activos ofrece un enlace Importar desde CSV), llevándote directo al asistente de importación masiva. El botón aparece solo si tienes permiso para ejecutar una importación.

Estado

Cada activo se clasifica con un estado — no hay valor por defecto, así que eliges uno al registrarlo. Los valores son:

• Operativo — en servicio activo.
• En mantenimiento — fuera de servicio temporalmente por reparación o mantenimiento.
• En depósito — guardado en stock, sin uso actual.
• Retirado — dado de baja, conservado para el registro.
• Perdido — sin ubicar.
• Desconocido — estado no establecido.

El estado aparece como una etiqueta de color en la lista y en la página de detalle. Cambiarlo queda registrado en la actividad del activo. Puedes cambiarlo rápido sin abrir el editor: en la página de detalle la propia etiqueta de estado es un menú desplegable, y en la lista el menú ⋯ de la fila tiene la opción Cambiar estado. También puedes fijar el estado de varios activos a la vez desde la lista.

Serie y etiqueta de activo

Son dos cosas distintas, y ambas son opcionales:

• Serie — el número de serie de fábrica de la unidad física.
• Etiqueta de activo — tu propia etiqueta de empresa, la que pegas en el sticker (por ejemplo LZ-0001).

Cada una es única entre los activos activos cuando se completa: si intentas guardar una serie o etiqueta que otro activo vigente ya usa, lazyit la rechaza. Cuando un activo se desactiva, su serie y su etiqueta quedan libres, de modo que el valor puede reutilizarse o restaurarse más adelante.

La etiqueta de activo no es la identidad interna del activo — lazyit guarda un identificador interno, permanente y aparte, para enlaces y referencias. La etiqueta de activo es una etiqueta visible que puedes cambiar en cualquier momento. Si quieres que lazyit asigne etiquetas automáticamente a partir de un número correlativo, ver Etiquetas de activos.

Empresa

Empresa es una etiqueta de agrupación opcional en un activo — una forma de marcar a qué organización, unidad de negocio o cliente pertenece (útil si gestionas equipos para varios clientes, o si separas el parque por entidad legal). Sirve solo para agrupar, filtrar e informar: no es un control de acceso. Empresa no oculta nada — cualquiera que pueda ver activos ve todos los activos sin importar su empresa; fijarla solo te permite acotar la lista a una empresa cuando lo necesites.

Es un campo de texto libre con autocompletado: a medida que escribes, lazyit te sugiere empresas que ya usaste en otros activos, así reutilizas la misma forma de escribirla en vez de crear casi duplicados — pero siempre puedes escribir un valor nuevo. No hay una pantalla aparte de “empresas” que administrar: una empresa existe simplemente porque al menos un activo la usa.

En la página de detalle del activo la empresa se muestra cuando está fijada, y enlaza a la lista filtrada por esa empresa. Puedes filtrar y agregar una columna Empresa a la lista (más abajo).

Costo y amortización

En Compra y amortización puedes, de forma opcional, registrar cuánto costó un activo y cuánto se espera que dure. Los tres campos son opcionales — déjalos en blanco para el equipo cuyo valor no lleves.

• Costo de compra — lo que pagaste por la unidad.
• Vida útil — cuánto esperas usarla, en meses (por ejemplo 36 para tres años).
• Valor residual — su valor estimado al final de esa vida útil. Por defecto 0 si se deja en blanco.

Cuando hay un costo de compra, la página de detalle del activo muestra un Valor contable — lo que vale el activo hoy con amortización lineal: el valor baja en pasos iguales desde el costo de compra hasta el valor residual a lo largo de la vida útil, y luego se mantiene en el valor residual. Si defines un costo pero no una vida útil, el valor contable simplemente se queda en el costo de compra (no hay nada que amortizar). Los activos sin costo de compra no muestran ningún valor contable.

Los importes son números simples — lazyit es de una sola organización y no asocia una moneda, así que introdúcelos y léelos en la moneda que use tu equipo.

Campos personalizados

Distintos tipos de activo tienen distintos atributos — una notebook tiene RAM y CPU, un switch tiene una cantidad de puertos y una IP. En lugar de imponer un conjunto fijo de columnas, lazyit los guarda como campos personalizados: una lista libre de pares nombre/valor en el activo (por ejemplo ram → 16GB, ip → 10.0.0.4).

Agrega, edita o quita filas en la sección Campos personalizados del formulario. Cuando eliges un modelo con valores por defecto, esos valores se copian como punto de partida — puedes cambiarlos para esta unidad concreta antes de guardar. Los campos personalizados se muestran como una lista ordenada de etiqueta/valor en la página de detalle.

Si la categoría del activo define un diccionario de specs, el formulario sugiere esos campos esperados y muestra avisos suaves (un campo obligatorio vacío, un valor que no coincide con su tipo o un campo inesperado). Estas sugerencias son solo orientativas — siempre podés guardar.

Encontrar activos en la lista

La lista de Activos tiene un buscador y un desplegable de Estado en la barra de herramientas, y además un botón Filtros que abre un panel con el resto. El buscador coincide con el nombre del activo, número de serie, etiqueta de activo, y el nombre o fabricante de su modelo — así que buscar un modelo como “ThinkPad” o “Pro 14” encuentra todos los activos que lo llevan, aunque el modelo no esté en el nombre.

• Categoría y Ubicación — acota a una categoría de modelo o a un lugar.
• Empresa — acota a una empresa (la etiqueta de agrupación de arriba). Solo aparecen las empresas en uso.
• Responsable — muestra solo los activos asignados actualmente a una persona concreta. Empieza a escribir un nombre para elegirla; la lista mostrará únicamente las asignaciones vigentes de esa persona.
• Responsabilidad — filtra según si el activo tiene algún responsable actual (Con responsables / Sin responsables), sin importar quién.
• Garantía — acota a los activos cuya garantía está por vencer (Por vencer ≤ 90d) o ya venció (Vencida). Este filtro no tiene control en la barra: aparece como una etiqueta cuando llegas desde la tarjeta de garantías en Requiere atención del panel (que enlaza a Por vencer ≤ 90d), y lo quitas eliminando la etiqueta.

El botón Filtros muestra un pequeño contador de cuántos de estos están activos. Cada filtro que aplicas aparece también como una etiqueta que puedes quitar debajo de la barra, y los filtros viven en la dirección de la página, así que una vista filtrada es fácil de deshacer, compartir o guardar en marcadores.

En la página de detalle de un activo, tanto Modelo como Categoría son enlaces que vuelven a esta lista: Modelo acota a ese modelo exacto, Categoría a todos los modelos de esa categoría — una forma rápida de ver “qué más es este modelo exacto” frente a “qué más hay en esta categoría”.

Exportar el inventario

El botón Exportar (filtrado) en la parte superior de la página de Activos descarga un CSV del inventario que coincide con tus filtros actuales — todo el conjunto de resultados, no solo la página que tienes delante. Ajusta primero el estado, la categoría, la ubicación, la empresa, el responsable o la búsqueda que te interesan (por ejemplo todos los servidores Dell del colo fuera de garantía) y exporta solo esa porción. El archivo lleva una fila por activo con su nombre, etiqueta de activo, número de serie, estado, categoría, fabricante, modelo, ubicación, empresa, fechas de compra y de garantía, responsables actuales, notas y las marcas de tiempo de creación/actualización, y es seguro abrirlo en una hoja de cálculo. Los campos specs personalizados no se incluyen en esta versión. Si tienes abierta la vista Ver archivados, la exportación es esa porción archivada.

Elegir qué columnas mostrar

El botón Columnas (junto a Filtros) abre una lista de las columnas de la tabla — etiqueta, modelo, categoría, ubicación, empresa, estado, responsables y actualizado. Desmarca las que no te interesan para reducir la tabla a lo que te importa. La columna Nombre y las acciones de fila siempre se mantienen. Tu elección se recuerda en este navegador, así que la tabla conserva la misma forma la próxima vez que entres. (Esto rige la tabla de escritorio; la vista de tarjetas en móvil siempre muestra el conjunto completo.)

Activos en el mapa de topología

Si un activo respalda un nodo del Diagrama de infraestructura —por ejemplo un host, un NAS o un switch que pusiste en el mapa—, su página de detalle muestra una insignia En la topología junto al estado, y el mismo indicador aparece como un pequeño ícono de compartir al lado del nombre del activo en la lista. Un botón Ver en la topología en la página de detalle salta directo al mapa, vuela hasta ese nodo y le da un breve resaltado para que reconozcas cuál es de un vistazo. (Solo ves esto si tenés permiso para ver la topología.) El enlace inverso también existe: el panel de detalle de un nodo enlaza su nombre de inventario de vuelta a este activo, así te movés entre un activo y su nodo en cualquier dirección.

Documentos

Un activo puede llevar documentos — PDFs de garantía, recibos de compra, fotos de daños — guardados en el propio registro del activo en lugar de dispersos por unidades y chats. La sección Documentos de la página de detalle los lista con su nombre, tamaño y fecha de subida.

• Sube con el botón, o arrastra y suelta archivos sobre la sección. Los tipos admitidos son PDF, PNG, JPEG, WebP, GIF, TXT, CSV, DOCX y XLSX, hasta 25 MB cada uno.
• Descargar abre el archivo. Los documentos se sirven solo a quienes pueden leer el activo — nunca quedan en un enlace público.
• Eliminar quita un documento tras una confirmación. Como el resto de lazyit es reversible en la capa de almacenamiento; se conserva el registro de quién lo subió.
• Subir y eliminar requieren el permiso de escritura de activos; quien pueda ver el activo puede descargar.

Copias de seguridad. Los adjuntos se guardan en el volumen de archivos del servidor, que aún no está cubierto por la copia de seguridad de la base de datos. Hasta que llegue el soporte de copias, conserva una copia independiente de todo lo irremplazable.

Editar, clonar y desactivar

• Editar actualiza el activo en su lugar; cada cambio relevante (estado, ubicación, modelo, campos personalizados) se escribe en la actividad.
• Clonar abre un nuevo activo precargado a partir de este, con la serie y la etiqueta de activo vacías para que la copia tenga las suyas — útil para registrar un lote de unidades idénticas.
• Desactivar un activo es un borrado lógico: el registro se oculta de la lista normal pero nunca se destruye, así su historial se conserva. Un administrador puede restaurar los activos desactivados, lo que además recupera la serie y la etiqueta liberadas (salvo que un activo vigente haya tomado el valor mientras tanto). lazyit nunca borra datos de activos de forma definitiva.

Qué sigue

• Modelos y categorías — agrupa y clasifica tus activos.
• Ubicaciones — controla dónde residen las cosas.
• Asignaciones e historial — registra quién tiene un activo a lo largo del tiempo.
• Etiquetas de activos — asigna etiquetas correlativas automáticamente.