Base de conocimiento

Carpetas y acceso

Los artículos se organizan en carpetas: un árbol navegable, como un sistema de archivos. Las carpetas son también el lugar donde controlas quién puede leer qué artículos.

Carpetas

Cada artículo tiene exactamente una carpeta principal, que se elige como su Categoría al redactarlo. Las carpetas pueden anidarse, así que puedes construir un árbol como Servidores / Linux / Aprovisionamiento. Explora el árbol desde la barra lateral de carpetas en la Base de conocimiento.

Crea una carpeta desde el botón + del formulario de artículo (o desde donde se gestionan las carpetas): dale un nombre y, opcionalmente, una carpeta padre.
Los nombres son únicos dentro de su carpeta padre. Pueden coexistir Servidores / Linux y Estaciones / Linux; dos carpetas llamadas Linux bajo el mismo padre no.
Eliminar una carpeta la quita junto con todo su contenido — sus subcarpetas y todos sus artículos — de la Base de conocimiento. La confirmación te indica cuántas carpetas y artículos se ven afectados. Los artículos se eliminan de forma lógica (recuperables por un administrador desde la base de datos), pero sigue siendo una acción de peso: lee el aviso antes de confirmar.

Para que un artículo aparezca en una segunda carpeta sin mover su carpeta principal, usa un alias: consulta Enlaces y descubrimiento. Un alias es solo de navegación y nunca cambia quién puede leer el artículo.

Acceso: público por defecto

Una carpeta sin regla de acceso es Pública: todos los compañeros con sesión iniciada que pueden leer la Base de conocimiento ven sus artículos. Es el comportamiento por defecto, así que nada queda oculto hasta que restringes deliberadamente una carpeta. El acceso solo puede restringirse desde público — una carpeta nunca puede conceder más de lo que la Base de conocimiento ya permite.

Restringir una carpeta

Restringir el acceso es una acción de administrador, por carpeta, desde los ajustes de la carpeta en la barra lateral. Añades una o más reglas; quien cumpla cualquier regla puede leer la carpeta (las reglas se combinan con O). Los tipos de regla son:

Usuarios — un conjunto concreto de personas.
Rol — todos los que tengan un rol dado (Administradores, Miembros o Lectores).
Acceso a aplicación — cualquiera que tenga acceso actualmente a una aplicación elegida. Por ejemplo: “quien pueda usar la app de Finanzas puede leer sus runbooks.”
Asignados al activo — quien tenga asignado actualmente un activo elegido. Por ejemplo: “quien tenga el portátil de guardia ve sus notas de emergencia.”

Las dos últimas son dinámicas: leen los accesos a aplicaciones y las asignaciones de activos vigentes en el momento de la lectura. Revoca el acceso a la aplicación de alguien o libera su activo y su acceso a la Base de conocimiento desaparece automáticamente — no hay un permiso aparte de la Base de conocimiento que haya que acordarse de quitar cuando alguien deja un proyecto o el equipo.

Una carpeta restringida muestra un icono de candado; una pública aparece abierta. Usa Hacer público para quitar todas las reglas y devolver una carpeta al estado por defecto.

Las restricciones se heredan hacia abajo

Una subcarpeta es al menos tan restringida como su padre. Si una carpeta padre está restringida, sus hijas heredan esa restricción; un administrador puede añadir una regla en una hija para restringirla aún más, pero nunca para ampliarla más allá del padre. Una carpeta que no tiene regla propia pero está bajo un padre restringido se muestra como Restringido (heredado de …), no como Público.

Qué significa “restringido” para quien lee

Cuando una carpeta está restringida, un artículo dentro de ella solo es legible si se cumplen todas estas condiciones:

Puedes leer la Base de conocimiento en absoluto (el permiso de lectura de artículos).
La carpeta principal del artículo es pública, o alguna de sus reglas te incluye, o eres administrador.
El artículo está publicado, o es tu propio borrador.

Si no superas la comprobación de carpeta, el artículo devuelve “artículo no encontrado” — no un “acceso denegado”. Esto es deliberado: el servidor nunca revela que un artículo restringido siquiera existe, igual que oculta los borradores de otras personas. Un documento que no puedes ver es, sencillamente, inexistente para ti.

Las garantías detrás del candado

Algunas reglas las impone el servidor, no solo la interfaz:

Los administradores lo ven todo. Las restricciones de carpeta acotan lo que ven quienes no son administradores; nunca ocultan un documento a un administrador. (Esto es visibilidad dentro de la app — no tiene relación con el Gestor de secretos, donde ni siquiera un administrador puede leer el valor cifrado de un secreto.)
El candado es real, no decorativo. El acceso se impone en el servidor y la base de datos, nunca solo en la interfaz. Un artículo oculto no puede alcanzarse mediante un enlace directo, una segunda pestaña del navegador ni ningún otro cliente — el candado vale en todas partes, no solo en pantalla.
Nunca puedes exponer lo que no puedes ver. No puedes crear un alias, compartir ni exponer de otro modo un artículo que tú mismo no tienes permiso para leer.

Consulta Roles y permisos para ver cómo encajan los roles y el permiso de lectura de artículos.